Ochrana osobních údajů
Preambule
CERGE-EI je společným pracovištěm Univerzity Karlovy (CERGE) a Národohospodářského ústavu Akademie věd ČR (EI). Pro CERGE spadá ochrana osobních údajů plně pod Univerzitu Karlovu, která má své zásady o ochraně osobních údajů dostupné na https://www.cuni.cz/UK-9056.html (v češtině) a na https://cuni.cz/UKEN-903.html (v angličtině). Zásady ochrany osobních údajů Národohospodářského ústavu jsou k dispozici na https://www.ei.cas.cz/pro-verejnost/ochrana-osobnich-udaju (v češtině). Pod hlavičkou CERGE-EI sdílejí CERGE a NHÚ níže popsané klíčové zásady ochrany osobních údajů.
GDPR pokyny, dokumenty a informace pro zaměstnance a studenty CERGE-EI
Správci osobních údajů
V souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (dále jen "GDPR") a českými zákony týkajícími se ochrany osobních údajů (dále jen "zákony o ochraně osobních údajů") jsme správci osobních údajů, neboť určujeme účely a způsob, jakým jsou nebo mohou být osobní údaje zpracovávány.
Správci osobních údajů jsou konkrétně Univerzita Karlova, se sídlem Ovocný trh 560/5, 116 36 Praha 1, IČO: 00216208; a Národohospodářský ústav AV ČR, v. v. i., se sídlem Politických vězňů 936/7, 111 21 Praha 1, IČO: 67985998.
Zásady pro zpracování osobních údajů
Abychom mohli plnit naše smluvní, zákonné a správní povinnosti a odpovědnosti, musíme zpracovávat osobní údaje týkající se našich zaměstnanců a studentů, včetně "citlivých" nebo "speciálních" kategorií osobních údajů, jak jsou definovány v nařízení GDPR. Všechny osobní údaje jsou zpracovávány v souladu s nařízením GDPR.
Pojem "zpracování" se vztahuje na všechny činnosti související s nakládáním s osobními údaji, a zahrnuje tedy shromažďování, uchovávání a používání těchto údajů, jakož i přístup k nim a jejich zpřístupnění, až po konečnou likvidaci. Zaměstnanci by si měli být vědomi toho, že za určitých okolností nám GDPR umožňuje zpracovávat osobní údaje zaměstnanců a za určitých okolností i citlivé osobní údaje bez jejich výslovného souhlasu.
S osobními údaji nakládáme v souladu s níže uvedenými zásadami:
- Zákonnost, korektnost a transparentnost (údaje se zpracovávají v souladu s právními předpisy, otevřeně a transparentně ve vztahu k subjektu údajů)
- Účelové omezení (údaje se shromažďují pouze pro konkrétní, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nesmějí se dále zpracovávat způsobem, který je s těmito účely neslučitelný)
- Minimalizace údajů (zpracovávají se pouze údaje nezbytné, relevantní a přiměřené ve vztahu k účelu jejich zpracování)
- Přesnost (údaje musí být přesné a v případě potřeby jsou přijata opatření k jejich aktualizaci)
- Integrita a důvěrnost (údaje se zpracovávají způsobem, který zajišťuje odpovídající bezpečnost osobních údajů, včetně ochrany před neoprávněným nebo protiprávním zpracováním, ztrátou, zničením nebo poškozením, a to za použití vhodných technických nebo organizačních opatření)
Zákony o ochraně osobních údajů vyžadují, abychom podnikli přiměřené kroky k zajištění přesnosti a aktuálnosti všech osobních údajů, které zpracováváme. Zaměstnanci jsou povinni nás informovat o všech změnách osobních údajů, které nám poskytli v průběhu svého zaměstnání.
Nepoužíváme automatizované zpracování a rozhodování bez manuálního zásahu.
Pro které účely osobní údaje zpracováváme
Při plnění našeho poslání zpracováváme osobní údaje pro následující účely:
- Poskytování vzdělávacích a podpůrných služeb našim studentům a zaměstnancům
- Provádění výzkumu a fundraisingu
- Reklama a propagace CERGE a NHÚ a námi nabízených služeb
- Vydávání newsletterů
- Komunikace s absolventy
- Poskytnutí přístupu do příslušných systémů pro výkon personálních, dozorčích, výkonných a dalších funkcí
- K plnění našich závazků vyplývajících z pracovní smlouvy
- Zpracování žádostí o nábor studentů a zaměstnanců
- Vyplácení a přezkoumávání mezd a dalších odměn a benefitů
- Interní audit a shromažďování údajů
- Zajištění souladu s předpisy, spolehlivosti a ochrany IT infrastruktury a systémů
- Používání kamerových systémů ke sledování a shromažďování vizuálních snímků pro účely bezpečnosti a prevence a odhalování trestné činnosti
- Zajištění zákonnosti pracovních smluv a vztahů
- Vedení záznamů o nemocnosti a dalších nepřítomnostech
- Poskytování referencí a informací budoucím zaměstnavatelům a v případě potřeby státním orgánům
- Zpracovávání informací týkajících se rovnosti příležitostí a zacházení se subjekty údajů v souladu se sledováním rovných příležitostí a přístupu
Informace, které zpracováváme, mohou být uloženy v našich institucionálních systémech, z nichž některé mohou být vlastněny a provozovány třetími stranami. Pokud s takovými třetími stranami spolupracujeme, trváme na tom, aby dodržovaly přísné smluvní požadavky na ochranu osobních údajů.
Právní důvody pro zpracování osobních údajů
Zpracování osobních údajů v rámci výše uvedených činností probíhá na základě odpovídajících právních důvodů, kterými jsou:
- Plnění právní povinnosti vztahující se na správce
- Plnění nebo uzavření smlouvy se subjektem údajů
- Ochrana zájmů
- Souhlas subjektu údajů se spracováním osobních údajů
- Oprávněný zájem správce (s výjimkou případů, kdy nad nimi převažují zájmy nebo práva subjektu údajů).
Předávání osobních údajů
Za účelem naplnění zákonných povinností můžeme předávat vybrané osobní údaje určeným subjektům (např. údaje týkající se daní, zdravotního pojištění, zákonných nemocenských dávek, zákonných mateřských dávek, dovolené, pracovních povolení a sledování rovných příležitostí).
Uchovávání osobních údajů
CERGE a NHÚ uchovává osobní údaje podle svých směrnic pro uchovávání údajů, který se řídí zákony a právními účely.
Práva subjektů údajů
- Právo na přístup k osobním údajům
- Právo na opravu a doplnění údajů
- Právo na výmazání údajů (toto právo se uplatní pouze tehdy, pokud již nepotřebujeme osobní údaje používat k dosažení účelu, pro který jsme je shromáždili, nebo pokud odvoláte svůj souhlas, nebo pokud vznesete námitku proti způsobu zpracování vašich údajů)
- Právo na omezení zpracování (toto právo se uplatní pouze v případě, že zpochybňujete přesnost námi uchovávaných osobních údajů, nebo v případě, že osobní údaje již nepotřebujeme k dosažení účelu, pro který jsme je shromáždili, ale potřebujeme je pro účely vyřizování právních nároků)
- Právo na přenositelnost údajů (toto právo opravňuje subjekt získat poskytnuté osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, má také právo požadovat, abychom tyto osobní údaje předali jiné organizaci)
- Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů
- Právo odvolat souhlas se zpracováním údajů
- Právo nesouhlasit s automatizovaným zpracováním údajů
Uplatnění práv subjektu údajů
Pokud máte jakékoli dotazy nebo chcete uplatnit svá práva v oblasti ochrany osobních údajů, můžete se obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů na
